Maatwerk

Organisatie en planning

• — meedenken en adviseren over de vorm en opzet van de bijeenkomst
• — adviseren over en het benaderen van een voorzitter en inleiders
• — opstellen, bewaken en bijstellen van een begroting
• — coördineren organisatorische afspraken met sprekers (o.a. declaraties, audiovisuele wensen, reis- en hotelboekingen, aanleveren presentaties)
• — het maken en bewaken van een draaiboek en een tijdsplanning
• — regelmatig overleggen met de opdrachtgever over verloop organisatie bijeenkomst
• — evalueren van de bijeenkomst met de opdrachtgever.

Projectsecretariaat

• — registreren van deelnemers en versturen van een bevestiging
• — verzorgen van de facturatie
• — informatie verstrekken aan deelnemers, exposanten, en dergelijk
• — samenstellen van deelnemerslijsten
• — maken van badges
• — opstellen en afnemen van een deelnemersevaluatie
• — verwerken van de deelnemersevaluatie tot een overzichtelijk rapport
• — afhandelen van de administratieve organisatie van de bijeenkomst
• — opstellen eindafrekening.

Logistieke organisatie en begeleiding bijeenkomst

• — regelen van de accommodatie, techniek, catering en aankleding
• — ontvangst, registratie en begeleiding van de sprekers, deelnemers en opdrachtgever tijdens de bijeenkomst
• — regelen van een fotograaf, notulist of tolk
• — regelen van omlijsting zoals cabaret of muziek
• — samenstellen van een pers- of een congresmap
• — organiseren van bijvoorbeeld een sociaal programma, bedrijfsbezoek of excursie
• — verzorgen van congresbescheiden zoals blocnotes en pennen
• — verzorgen van pendeldiensten voor deelnemers.

Publiciteit

• — opstellen van een wervende tekst voor uitnodiging en folder op basis van door de opdrachtgever aan te leveren informatie
• — begeleiden van ontwerp, opmaak en drukken van een uitnodiging en folder
• — redigeren en corrigeren van teksten
• — coördineren en verzenden van uitnodiging en folder
• — samenstellen van een mailinglijst voor de verzending van de uitnodiging
• — plaatsen van de bijeenkomst in de evenementenkalender op de website van het NIFV.

Informatiemarkt

• — uitnodigen van potentiële exposanten
• — bemiddelen van stands en standhouders
• — coördineren van organisatorische afspraken met standhouders (informatieverstrekking, inschrijving, bevestiging, op- en afbouw).